Enkla steg till att boka en konferens

Att boka konferens är inte det lättaste. Det finns många sätt att arrangera en konferens på. Antingen gör du allt själv, det vill säga att du själv ringer runt till konferensanläggningar som ser ut att passa ditt företags behov, tar reda på all info som krävs och ser till att boka konferens utifrån vilken storlek ni behöver på konferensrum, vilken teknisk utrustning som behövs och om ni behöver kost, logi eller tilltugg under dagen. Du kan också välja att boka konferens via ett konferensföretag. Ett sådant företag jobbar hela dagarna med att fixa konferenser. Därför kan de enkelt och smidigt ta fram förslag på de lokaler eller konferensanläggningar som passar era behov, medan du istället kan ägna tiden åt att fylla konferensen med bra innehåll och aktiviteter. Men det finns också ett tredje alternativ, nämligen att du väljer en helhetslösning, där du låter en agentur eller ett konferensföretag fixa hela konferensen. Då letar de upp en lämplig konferensanläggning där de boka konferens, därefter tar de hand om konferensens innehåll, fixar boende, transporter och mat, bokar talare och aktiviteter och under själva konferensen har de personal på plats som styr upp alltihopa. Vilket alternativ du väljer beror förstås på hur många deltagare er konferens har och vilken budget ni har.

Välj en konferensanläggning med personlig service

Om du väljer att boka din konferens på egen hand så är det viktigt att du väljer en konferensanläggning du känner tillit och erbjuder dig service att planera din  konferens. Krägga Herrgård är utöver en mysig anläggning med stort utbud för både konferens, weekend som bröllop är man kunniga på att skapa konferenser som passar just dig. Personlig konferensservice där du skräddarsyr din konferens gör att du kan vara säker på att mötet blir precis som just du vill.

Boka konferens på nätet

Om du väljer att boka konferens på egen hand så kan det vara bra att veta att internet idag är ett mycket bra hjälpmedel att använda sig av. Framförallt spar du massor av tid på att boka konferens via nätet istället för att behöva ringa runt till olika konferensanläggningar. Genom att använda dig av internet kan du nämligen snabbt, enkelt och smidigt jämföra olika konferensanläggningar för att hitta den konferensanläggning som passar just ditt företag och era behov allra bäst. Många gånger presenteras till och med konferensanläggningen via foton och film, så du får en känsla för inredning och atmosfär. På nätet kan du också få tips på bra matställen, hotell, underhållning eller aktiviteter i närheten så att du smidigt kan boka konferens och sy ihop ett konferensprogram.

En dagkonferens kan göra stor skillnad

De olika konferenspaketen man kan välja mellan är idag många fler än vad man kan hinna med att gå igenom, så det bästa sättet är helt enkelt bara att utgå från de grundpremisser man ser som mest viktiga och leta fram ett passande konferenspaket utifrån den information som man finner genom en sådan sökning.

Att ordna med en konferens kan vara ett stort och krävande projekt om man inte har någon till hjälp och är man nybörjare vad gäller att ordna med konferenser så är det en hel del man ska lära sig att hålla koll på. Att anlita en konferenssamordnare är vanligt, men har man en låg budget får man försöka själv. Många konferensanläggningar erbjuder dig att skräddarsy din konferens, oavsett om det bara är över dagen kan rekommendera vilken typ av lokal din dagkonferens kan behöva. På Blue Hotel har man kunnig personal som svarar på dina frågor och guidar dig till en lyckad konferens, vilket gör  det väldigt enkelt även om man inte går via en konferenssamordnare.

Börja i rätt ände 

Som med så mycket annat här i livet så kan det vara kul även vid planeringen av en konferens att starta i en ände som har att göra med nöje snarare än nytta. Som tur är när det kommer till just planering av konferenser så kan man faktiskt kombinera att börja i rätt ände med just nöje.

Att se till att alla deltagare på konferensen får vara med om oförglömliga aktiviteter och härliga möten under nya former är såklart vad alla önskar av en konferens. Detta kan bli verklighet lättare än vad man kan tro om man bara ser till att boka ett paket som främst fokuserar på att ge deltagarna roliga och aktiviteter som skärper sinnena och som resulterar i bra och nya idéer.

Lokalen spelar roll

På samma sätt som det är viktigt att välja rätt miljö för att alla ska kunna vara så kreativa som möjligt så är det även viktigt med lokalerna man väljer att hålla konferens i. Det är inte så enkelt som att bara boka ett rum som är stort nog för att inrymma deltagarna. Sådana saker som ”känsla” och läge spelar mycket större roll än vad man kan tro.

Konferenser skapar gemenskap och resultat

Det finns en oerhörd mängd olika slags konferenser numera och man kan i princip se till att få med lite vad som helst som en del av en konferens. Det talas mycket om aktiva och passiva konferenser där de aktiva är de som fått ett stort uppsving under de senare åren medan de passiva varianterna hamnat långt ner på de flesta önskelistor. De aktiva konferenserna främjar sådana saker som gemenskap och kreativitet och det krävs inte något särskilt avancerat för att kicka igång energin i den aktuella gruppen.

Aktiva konferenser

Kanske är det främst aktiviteten i själva konferensrummet man först tänker på när man hör det talas om aktiva konferenser, men det handlar främst om att aktivera gruppen utanför detta rum för att på så sätt hitta skaparlust, kreativitet och sammanhållning. En ökad sammanhållning har visat sig ge en ökad kreativitet i många grupper då det ger en starkare vi-känsla plus att man som individ vågar ge förslag som kanske är lite utanför boxen om man känner sig bekväm i gruppen.

Enkla aktiviteter så som vandring, cykling eller yoga räcker för att denna känsla av grupptillhörighet ska infinna sig. Det roligaste med denna slags aktiviteter är att man kan ta med sig konferensen till ett annat land och vandra tillsammans och finna inspiration kanske under en vandring i Alicante eller varför inte på Island? Oavsett var man bestämmer sig för att hålla nästa konferens så finns det alltid massor av spännande platser att besöka tillsammans.

Lustfylld och glädjerik konferens

Bara för att det handlar om arbete så behöver det inte vara tungt och jobbigt. Om man lyckas ge sina medarbetare en känsla av att det är roligt under konferensen så kan man få ut mycket mer av den då resultatet blir bättre när gruppen har det roligt tillsammans. Man behöver med andra ord inte sitta instängda i en trist konferenslokal flera timmar i sträck för att nå resultat, att vara ute i naturen ger minst lika bra resultat, en utmärkt konferensanläggning där ni blir härligt omsvepta av natur uppleva en avstressande miljö är Thoresta Herrgård.   Populärt är även att spela golf som ligger i närområdet innan man äter en riktigt god middag.

Extra sköna möten nära Stockholm

Det finns en otrolig mängd trevliga platser både i, nära och omkring Stockholm när det är dags för konferens med företaget. Man kan välja mellan att hålla konferens i stadens ständiga liv och myller och boka in sig på ett hotell mitt i city, eller så kan man ta sig en bit utanför stadskärnan och njuta av de plaster nära Stockholm som ger ett större lugn.

Högberga Gård endast 15 minuter från Stockholm är ett exempel på en trevlig plats dit man kan åka iväg för en fulländad konferens som erbjuder ett lugn och en närhet till hav och natur på ett helt annat sätt än vad man erbjuds när man befinner sig mitt i Stockholm city med allt vad det innebär.

Viktiga beslut fattas bäst i lugn och ro

För att kunna få ut det mesta av en konferens krävs det att deltagarna ges tid för eftertanke och tid för reflektion. Att fatta viktiga beslut som kan komma att påverka företagets framtid för alltid i ett hetsigt tempo där det enda som finns runt omkring er är storstadens myller är därför inte alltid ett bra alternativ. Naturligtvis kan det vara så att det är i just dessa miljöer ni arbetar bäst, men att ta sig iväg på konferens i lugnare miljöer kan göra underverk för er och företagets framtid.

Vill man hålla konferens i stadskärnan så kan försöka planera det som så att man åtminstone ges tid för lugn och ro genom att boka in konferensen på ett hotell som erbjuder spa- avdelning och att det finns en pool som ni kan simma av er lite stress i. Jacuzzi på taket är även det en bra lösning för att hitta en plats där lugnet får möjlighet att infinna sig. Det kan låta för enkelt för att vara sant, men sanningen är den att det faktiskt gör oss lugna med ett bad.

Dagkonferens i Stockholm

För många företag är Stockholm platsen där man har sitt kontor och då vill man ofta antingen stanna i närheten för en konferens eller så vill man tvärtom ta sig iväg för att skapa en känsla av mer tydlig samhörighet. Det beror naturligtvis på vad man önskar uppnå med konferensen. Är teambuilding med på listan så passar det oftast bättre att ta sig iväg från hemmets trygga vrå så att man lättare kan bygga upp teamet utan redan existerande roller. För andra företag är det istället så att man åker till Stockholm från annan ort för att komma bort ifrån kontoret och då kan ju Stockholm fungera alldeles utmärkt för teambuilding.

Dagkonferens

För många företag är behovet av lokaler tillfälligt och man väljer dagkonferens som lösning på eventuella problem med de egna lokalerna. Vid andra tillfällen handlar det om att hitta neutral mark eller miljöombyte. I Stockholm, Göteborg och flertalet andra städer finns välrenommerade konferensanläggningar som har koncept och paketlösningar för dagkonferenser både vad gäller små och rejäla behov.

Lokal

Det finns lokaler för alla smaker i Stockholm. Är det på det sättet att det inte passar med de lokaler som finns just i stadskärnan så kan man istället se till plaster som ligger lite utanför. Man kan antingen ta sig ut till den vackra skärgården eller så kan man se till att bo lite närmare naturen tillsammans och ta vara på naturen och vara ute tillsammans då det är sådant som gör att man får lite nya och fräscha tankar och uppslag.

 
Vissa väljer att bo på samma plats som man konfererar och äter medan andra ser till att hålla konferens och ”ledighet” på skilda platser. Detta fungerar olika bra för olika företag och det är såklart upp till er att boka det som känns bäst för er och ert företag.

Underhållning och avslappning

Det måste erbjudas lite rast och ro under konferensen för att alla ska känna att de får lite ny energi. Det är lätt att hitta både trevlig underhållning och bra platser för avslappning i Stockholmstrakten. Det finns både spa och andra härliga plaster där ni kan se till att få den där extra energin som sedermera leder fram till an hel massa nya idéer!

Boka dagkonferens

Många företag och även andra vill varje år boka konferens över en eller flera dagar. Detta för att samverka, diskutera och även stärka relationer. Om du vill boka dagkonferens, men tidigare aldrig haft med det att göra, så ska du fortsätta läsa här.

 
Om du bestämmer dig för du ska anordna allt som har med konferensen att göra själv så är det bra om du sätter upp en plan. Vad ska vara med på konferensen, deltagare, lokal och så vidare. Ring till olika konferensanläggningar och gör förfrågningar. Se till att vara ute i god tid, då många anläggningar är populära och snabbt blir fullbokade. Välj konferensanläggning efter ert behov. Det är bra om den ligger relativt nära om ni ska ha en dagskonferens. Ska ni däremot ha flera dagar så kan ni välja en lite längre bort. Tänk dock på transport. Krävs det flyg, buss, tåg eller samåker ni i bil?

Dagkonferens i skärgården

Att komma bort från de vanliga lokalerna är ofta en bra metod när man skall hitta nya perspektiv. Kanske finns det konflikter som behöver tas med i beräkningarna för att ni skall få det resultat ni önskar? Att skära ner på de egna lokalerna är i allmänhet en bra åtgärd för att minska kostnaderna. Samtidigt ökar behovet av lokaler för dagkonferens vilket tydligt syns i nutid. För de som väljer att inkvartera sig i en trevlig konferenslokal över en heldag, är skärgården ofta populär. Inspirationen är stark i naturen och vacker utsikt ökar kreativa tankebanor.

Konferensinnehåll

Fyll konferensen med bra innehåll.  Ta även fram konferensmaterial eller profilmaterial.Viktiga saker som måste vara med som har med ert företag att göra, men även aktiviteter som främjar samvaron och relationerna mellan arbetskamrater. En middag på kvällen är ofta även det något man brukar välja att ha.

 
Om du känner att du inte kan eller inte hinner boka konferens själv, så kan du anlita någon att göra det åt dig. Det finns konferensföretag som har detta som heltidssysselsättning.  De hjälper till med att ta fram förslag på konferensanläggningar, aktiviteter, transport och så vidare. Du kan välja om de även ska boka det åt dig och skapa en så kallad helhetslösning. En del av dem kan även hjälpa till med personal på plats under konferensen.
Välj utifrån ert företags behov och budget. Om du ska boka konferens så kan det vara värt att lägga pengar på hjälp, för att få tid över till annat.

Hotellbokning på nätet

Att boka hotell på nätet ska vara både smidigt och enkelt och många gånger blir det till och med billigare för dig att boka på nätet jämfört med att ringa receptionen. Vissa hotell tar nämligen ut en administrationskostnad när man bokar via telefon eller fax. En annan fördel med att boka hotell över nätet är att man som oftast får se bilder och får prisuppgifter på de olika hotellrummen, vilket förenklar valet av hotell. De flesta hotell har även med information om området och vad som finns att göra på och intill hotellet. Kartor ger en bättre bild över hotellets placering och du som gäst kan enkelt göra dig en uppfattning och jämföra olika hotell och väga hotellens fördelar och nackdelar. Eftersom att många hotell även använder sig av bloggar kan du ta del av kommentarer från tidigare gäster och på detta vis göra dig en uppfattning om hotellets standard och service. Det finns två sätt att boka hotell via nätet, antingen bokar man direkt via hotellets egen hemsida eller så använder man sig av en bokningssajt för att boka hotellrum. Fördelen med bokningssajter är att det är här som de bästa erbjudandena är samlade.

Konferens Arlanda

När man söker hotell är konferensanläggningar ofta ett bra alternativ. Inte minst om man skall få en större upplevelse! Det finns ett flertal konferenshotell som vinnlägger sig om att erbjuda någonting minnesvärt för sina gäster. Stockholm är en naturlig mötesplats om man har besökare från flera olika landsändar. Att flyga är snabbt och inom en timma från Arlanda kan man finna konferenslokaler som verkligen är värda ryktet! Villa Aske utanför Stockholm är för många en av de mest intressanta platserna i och med kopplingen mellan Sverige och Italien. Köket är unikt och man kan uppleva stora smaker under besöket.

 
Att boka hotell på en bokningssajt kan på så sätt vara billigare än att boka direkt på hotellets hemsida. Väljer du en bokningssajt så är det dock viktigt att du ser efter om det är en seriös sajt som du använder dig av. Eftersom att olika bokningssajter har olika erbjudanden är det värt att jämföra även dessa för att hitta de bästa villkoren och priserna. En del sajter anger skatter i priset och andra inte. Var därför noga med att titta efter vad som gäller för just den sajt du använder dig av. Se även efter vad som ingår i priset. De flesta bokningssajter anger om frukost ingår, dock är inte fallet så för samtliga. Genom att kolla upp villkoren kan du se om frukost ingår för det hotell du valt, men du kan även se om det kommer att tillkomma några avgifter utöver hotellrummet. I villkoren ska det även anges hur du betalar och när betalningen måste ske. Vissa hotell kräver betalning vid bokningen medan andra först tar betalt när du checkar in. Se även efter vilka villkor som gäller för eventuell avbokning, hur fungerar avbokningen på det hotell du valt? I villkoren står det om när du senast kan avboka dit rum. Ingår avbokningsskydd i priset eller tillkommer en extra kostnad för det? Att boka hotell på nätet är ofta billigare, men det krävs att du själv ser över villkoren innan du bestämmer dig. Du kan med andra ord spara en hel del pengar genom att använda dig av bokningssajter men kom ihåg att läsa igenom informationen noggrant innan du väljer att godkänna villkoren som är bindande vid bokning.

post

Boka konferens

Alla typer av konferenser, möten och sammankomster är ett bra sätt för företag och medarbetare att utvecklas på. Det är även ett bra sätt att uppnå mål man har satt för företaget. Du kan boka konferens helt på egen hand. Då måste du dock tänka på att hitta en lämplig konferensanläggning, som fungerar både med läge och med storlek. Om du ska boka konferens så finns det en del tips som du kan följa för att få en lyckad sådan.

För det första, se till att planera i god tid. Ge detaljerna den omsorgen den behöver och genom att börja i god tid, så riskerar du inte att missa något. Dessutom är det bra att vara ute i god tid, så att du får plats på den önskade anläggningen. Många av dem är fullbokade flera månader i förväg. Just när det kommer till anläggning, så är det bra att välja rätt typ. Anpassa efter era egna förutsättningar och fundera på om ni vill konferera mitt i city, eller ha en lugnare miljö ute på landet. På Konferens.tips hittar du ett stort utbud konferensanläggningar.

När du väl bokat anläggning, så se till att ha en resplan. Hur går transporten till? Är det tåg eller buss som gäller, eller till och med flyg? Väl på konferensen så är det bra att se till att du inte glömt de personer som har allergier, när det gäller mat och fika. Se även till att mjukstarta konferensen på ett bra sätt. Kanske ett intressant föredrag eller en kopp kaffe och kaka innan ni drar igång är lämpligt.

Se till att ha en tydlig agenda och meddela alla hur den ser ut. Ha gärna hållpunkter för dagen, både med vad det är för innehåll och när middagen serveras. Se även till att regelbundet ta paus, det kan vara allt från att bara sträcka på benen, till att ta en fika. Se till att det inte bara är söta kaffebröd som serveras, frukt och smörgåsar är även det bra att ha med.

Se till att ordna någon roligt aktivitet till eftermiddagen. En konferens kan vara tung, beroende på vad som tas upp. Då kan det vara skönt att ha något att se fram emot.

Mat för dagskonferensen

Planerar du inför en dagskonferens och undrar över vilken mat du ska bjuda på? Ska du beställa in något från en cateringfirma? Är maten inkluderad i paketpriset om du hyr en lokal? Är det kanske bäst att beställa bord på en restaurang? Fråga dig först var konferensen ska hållas. När du vet det är det lättare att bestämma vilken lösning som passar er konferens bäst. Vad du än bestämmer dig för att göra är det viktigt att tänka på allergiker och vegetarianer som behöver tas hänsyn till. Likaså funktionshindrade som behöver anpassade förutsättningar och personer som av etniska eller religiösa skäl kanske inte äter maten som bjuds och som behöver speciella menyer. Maten har en stor betydelse även om det är något som vi tar för givet så planera väl och lär känna din personals behov.

Hotell eller konferensgård

Om du hyrt en lokal på en konferensgård eller på ett hotell är det mycket möjligt att de har mat på plats även om den inte alltid ingår i priset för konferensen. Lokaler som erbjuder måltider kan vara en fördel eftersom du på så sätt inte behöver krångla med valet av vilken sorts mat du ska bjuda på. Det erbjuds ofta bufféer där gästerna kan välja själva mellan olika alternativ. Menyerna som erbjuds vid en sådan lokal är oftast väl genomtänkta, nyttiga och prisvärda.

Om man inte vill nöja sig med en dagkonferens utan hellre stannar över natt, är en herrgårdsvistelse värd att uppleva! Om företaget bokar konferens nära Sigtuna finns många intressanta anläggningar. Friibergh Herrgård är omtalad för llt ifrån möteslokaler till golfpaket som erbjuds för besökare. Det nära samarbetet med golfbanor i närheten har gjort denna anläggning till en intressant plats för konferensgäster!

Andra lokaler

Om du vet att maten inte ingår i priset eller alls inte finns i närheten av den lokal som du har hyrt kan du ta hjälp av en cateringfirma. En cateringfirma tar inte bara hand om maten, de erbjuder även serveringspersonal, bord, stolar, porslin, glas dukar och tält. Om du bestämmer dig för att hyra in en cateringfirma är det bäst om det finns en tom lokal eller en matsal där de kan förbereda sin uppsättning eller så går det kanske att ställa upp ett tält utomhus förutsatt att det finns plats och att vädret är gynnsamt. Du väljer själv vilka rätter som ska serveras från en bestämd meny med olika alternativ som cateringfirman förser dig med i förväg.

Dagkonferens och konferenshotell

En konferensanläggning kan innebära lite olika saker beroende på vilken typ av anläggning det är tal om. De allra enklaste konferensanläggningarna består inte av mer än lokaler för dagkonferenser men det finns förstås andra typer av konferensanläggningar där man även får tillgång till restaurang, speciella aktiviteter och övernattning. För att finna rätt typ av anläggning så är det viktigt att veta vad man har behov av så att man verkligen är medveten om vad det är som man är på jakt efter.

Lokaler för olika behov

Ingen anläggning skulle kunna utge sig för att vara till för konferenser om den inte hade speciella lokaler för möten. Det finns konferensanläggningar som har flera olika rum i olika storlek. Man kan sitta ett tiotal deltagare i ett mindre rum med ett bord och sköna stolar eller så kanske man behöver en mycket större sal där man sitter rad på rad framför ett podium. Om en konferensanläggning kan erbjuda flera olika lokaler så kan man ju ordna med flera olika konferenser samtidigt. Då gäller det att de som kommer får noggranna instruktioner om var de ska mötas och annat som krävs för att undvika att olika sällskap blandas ihop. Konferensvärdar/konferensvärdinnor finns ofta i närheten för att hjälpa besökare till dagkonferenser eller konferensvistelser.

När en konferensanläggning har flera olika möteslokaler så måste dessa också vara utformade på ett sätt så att de inte stör varandra. Man ska inte kunna höra vad som pågår i en konferenslokal från den andra och så vidare…

Mat och nöje

Mat och nöje är ofta en del av konferensen, och det särskilt för företag som vill kombinera ett företagsevent med viktig utbildning. Om man vill att det här ska fungera så smidigt som möjligt så kan man vända sig till en anläggning som inkluderar restaurang. Det här är vanligt hos konferensgårdar och konferenshotell där man har en speciell lokal för måltider som även kan användas för underhållning. Det man ska tänka på är att hotell och herrgårdar inte alltid kan ordna med privata måltider. I varje fall inte i den vanliga restaurangen. Om man vill hålla ett särskilt evenemang vid en måltid så måste man boka detta i förväg så att restaurangavdelningen kommer att vara enbart för de som är med på konferensen.

Nöje kan man hyra in utifrån men många konferenstjänster kan även hjälpa till med detta. De har lång erfarenhet av vad som fungerar för mindre och större sällskap och håller även kontakten med aktuella artister som kan komma och ta hand om underhållningen.

Aktiviteter på plats

Underhållning är ju trevligt men den kan bli lite passiv. Numera så finns det konferensanläggningar som har insett nyttan av att kunna erbjuda aktiviteter för konferenser som en del av den service som finns på plats. Det kan handla om ett spa som de som är med på konferensen kan besöka eller kanske en golfbana där man kan ordna med lekar och turnering. En konferensanläggning som har den här typen av tjänster kommer att annonsera om detta på sin hemsida så att man kan komma fram till om man vill boka mer än möteslokaler och mat.

Konferensvärdar som hjälper till

För att göra det enklare för sällskap som kommer för att hålla konferens så brukar en konferensanläggning ha konferensvärdar. Det här är en personlig kontakt som man får redan då man bokar sitt evenemang. När man väl kommer till själva konferensen så finns värden på plats och det här är en person som har den information som behövs för att han eller hon ska kunna ta hand om allt det praktiska omkring möten och föreläsningar. På så vis så slipper man ha en person från det egna företaget som intar denna roll.

Konferensvärden har ofta lång erfarenhet vilket kommer väl till pass då det kan uppstå situationer som man själv inte är van vid. En så enkel sak som en projektor som inte fungerar kan vara en stor sak för företag som använder konferenslokalen för första gången men inte för konferensvärden som vet att den bara behöver en vänlig klapp för att komma igång igen.

Övernattning på konferenshotell

Sist men inte minst så kan konferensanläggningar även ordna med övernattning. Det här är något som många väljer då det handlar om en konferens som ska pågå under flera dagars tid. Övernattningen kan vara lyxig eller enkel och det brukar ingå frukost och annat som man behöver när man sover borta. Det blir alltid lite dyrare att boka med en konferensanläggning då övernattning ska ingå men det här kan det vara värt då man får mer gjort när alla blir kvar efter det sista mötet.